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Objetivo de puesto:
Brindar soporte administrativo enfocado exclusivamente en la gestión, seguimiento y conciliación de gastos de tarjetas corporativas (American Express, Clara, vuelos privados) y la coordinación con proveedores para la obtención de facturas y comprobantes faltantes.
Realizará sus actividades presencialmente en oficina, sin llevarse equipo, garantizando confidencialidad y orden. Todo el flujo de información y decisiones pasará a través de mi), quien supervisará y coordinará las tareas.
Este apoyo permitirá liberar tiempo para que me enfoque en funciones personales y ejecutivas relacionadas con el CEO, asegurando así eficiencia y precisión en los procesos administrativos. (familia, agenda, casa, juntas, pagos, viajes, llamadas etc..)
Responsabilidades
Revisar diariamente los cargos realizados en la tarjeta corporativa American Express.
Dar seguimiento a los gastos registrados en las tarjetas de los proyectos.
Solicitar, gestionar y organizar facturas o tickets faltantes directamente con proveedores (aerolíneas, restaurantes, hoteles, etc.).
Dar seguimiento a temas pendientes con proveedores, como reembolsos de vuelos u otras aclaraciones administrativas.
Apoyar en la conciliación de los gastos con las áreas correspondientes, bajo supervisión directa.
Mantener orden y documentación física y digital de todos los comprobantes y reportes relacionados con tarjetas.
Realizar todas las actividades de forma presencial, sin traslado de equipo fuera de la oficina, debido a la confidencialidad de la información.
Reportar directamente a la asistente ejecutiva, quien será el único canal de comunicación y supervisión.
Realizar exclusivamente tareas administrativas relacionadas con tarjetas y facturación; quedando excluidas todas las funciones personales o ejecutivas del jefe
Requisitos
Estudiante de la Licenciatura en Administración de Empresas o Contabilidad. Economía (6to - 8vo semestre)
Nivel de inglés intermedio - avanzado indispensable
Confidencialidad
Responsabilidad
Trabajo en equipo
Comunicación asertiva
Actitud de servicio
Beneficios
Sueldo: $8,000 netos
Horario: 20 horas semanales